Role auditora systému managementu a přínosy certifikace

Role auditora systému managementu a přínosy certifikace

Andrej Švagr

Certifikace a její význam
Certifikace je činnost, která ubezpečuje trh a zainteresované strany o důvěryhodnosti certifikované činnosti. Co to jsou zainteresované strany a co to je důvěryhodnost? Zainteresovanými stranami je míněna jakákoli osoba nebo organizace, kterou ovlivňuje výstup certifikované činnosti: produkt nebo služba nebo která sama může být tímto výstupem ovlivněna. Může to být dodavatel i zákazník, koncový spotřebitel, státní správa, sousedé a uživatelé stejných zdrojů a životního prostoru. A v neposlední řadě pracovníci firem, kteří hodnotu vytvářejí. Všichni tito „partneři v jednání“ mají docela jasnou představu o tom, jak chtějí a nechtějí, aby jejich zájmovou oblast výsledky certifikované činnosti ovlivňovaly.

Z uzance zainteresovaných stran a díky práci specialistů vznikají standardizované postupy, které lze nazvat certifikační. Výstupem certifikačních postupů je certifikát – vysoce formalizovaný doklad, svědčící mj. o tom, co je certifikovanou činností (tzv. předmět certifikace), kde a případně na čem se činnost odehrává (rozsah certifikace) a s jakou normou byl systém porovnán (vůči kterému standardu byla posouzena shoda). Certifikace tedy všechny, nezávisle na jejich vztahu k předmětu certifikace, ubezpečuje v tom, že činnost se odehrává podle předem dohodnutých pravidel a s předpokládanými efekty.

Důvěryhodnost certifikace
Jestliže certifikace ubezpečuje „trh“, nabízí se otázka: „Jak se zajistí, že certifikace sama je prováděna důvěryhodně?“ Dosti složitým a rovněž standardizovaným systémem, zvaným akreditace. Samozřejmě, kdokoli může vystavit certifikát, i tzv. „soused přes plot“, ale důvěryhodnost takové certifikace je zcela zanedbatelná. Proto byl kodifikován systém podpory, který využívá služeb mezinárodních akreditačních skupin a orgánů k tomu, aby také nad certifikacemi byl prováděn nezávislý, objektivní a uzančně sjednocený dohled. To je ale téma na jiný článek – pro účely tohoto příspěvku je vhodné jen uvést, že akreditovanou certifikaci lze od neakreditované odlišit přímo na certifikátu přítomností akreditační značky jednoho z uznaných národních akreditačních orgánů. V České republice je tímto orgánem Český institut pro akreditaci (ČIA), nicméně uznatelné jsou na území ČR i akreditace zahraničních akreditačních autorit, a to na základě multilaterálních dohod.

Role auditora akreditované certifikace systému řízení
Akreditovaná certifikace, ve smyslu celého systému normotvorby a organizací do něj zapojených, je tu k využití jako uznaný preventivní nástroj pro ovládnutí rizika nevyrovnaných výstupů a ochrany trhu (a to včetně role konzultantů pro zavádění systémů řízení jako druhé strany téže mince). Auditor akreditovaného certifikačního orgánu je vstřícným zástupcem této ochrany trhu. Provádí audit třetí stranou, tzn. že je úplně nezávislý na certifikované organizaci a na uživatelském zájmu předmětu certifikace. Disponuje vynikající znalostí certifikační normy a orientuje se v souvislostech, stejně jako v prostředí certifikované činnosti. Přestože vzhledem k omezenému času na audit nemůže proniknout do nejniternějších podrobností firmy tak, jako interní auditor (audit první stranou), ani jeho rolí není fixovat se na konkrétní řešení a parametry tak, jako to dělá zákaznický audit (audit druhou stranou), má výhodu nadhledu a zkušenosti z posouzení shody a vyhodnocení efektivity různých řešení v různých organizacích. Do auditované organizace přichází s uceleným názorem na to, jaké nastavení je pro konkrétní činnosti nejefektivnější tak, aby bylo ve shodě s certifikační normou, ale jiným řešením a novým pojetím je otevřený. Pokud je shoda prokázána, tzn. zejm. že očekávání všech zainteresovaných stran jsou naplněna, akceptuje jiná řešení, a tím si zároveň rozšiřuje zkušenost. Jeho rolí není doporučovat konkrétní řešení, to je rolí konzultanta, ale pomocí formulace pozitivních a negativních zjištění – neshod zprostředkovává organizaci standardizovaný pohled čili poskytuje svého druhu diferenční analýzu rizik a příležitostí systému vůči standardu. Čím zřetelněji je formulováno zjištění formou shody či neshody, tím lépe vytváří tzv. přidanou hodnotu auditu pro organizaci.

Sluší se zmínit, že akreditační systém je neziskový, hradí se pouze náklady. Certifikace může a nemusí být nezisková. Certifikační audity jsou hrazeny klientem certifikace, certifikovaná organizace si však nekupuje certifikát, ale provedení auditu – tedy zastoupení trhu a objektivní posouzení shody, které s výhodou poslouží jako vstup pro preventivní opatření dříve, než dojde k finanční nebo jinak definované ztrátě.

V současném stupni poznání lze, co se auditů týče, největší synergie, tedy eskalace efektivity vynaložené energie, dosáhnout kombinací všech tří dostupných forem: pohledu stálého zaměstnance v roli interního auditora, zákaznického auditu z pohledu uživatelského zájmu na předmětu činnosti a nezávislým a objektivním auditem třetí stranou, provedeným externím auditorem akreditovaného certifikačního orgánu.

Principy, o kterých se zmiňuje tento příspěvek, jsou standardizovány certifikačními, akreditačními, regulatorními a v neposlední řadě i výkladovými materiály, které tvoří početné skupiny specialistů, jež se problematikou certifikací třetích stran zabývají. Jedná se o ISO normy a jejich překlady v gesci ČSN, ISO pracovní skupiny zaměřené na aplikaci jednotlivých oblastí certifikace, odborníky, kteří zpracovávají metodické pokyny pro regulace uvádění výrobků na trh, Mezinárodní akreditační fórum a Evropskou akreditaci, ale i o některé vysoce erudované konzultanty, kteří s obdivuhodným vynaložením osobní energie prezentují správné praktiky systémového řízení na svých osobních webových stránkách nebo prostřednictvím osvětových nakladatelství. Všechny výsledky úsilí takových skupin a jednotlivců je dnes možné a snadné dohledat pomocí internetových vyhledávačů. Považuji za povzbudivé, že moderní technologie dnešní doby umožňují s minimálními náklady pravidelně si rozšiřovat obzor v oboru, ve kterém se pohybujeme.